Dimmi la verità, per quanto tempo hai tenuto quell’ordine di finestre o di porte interne nel cassetto fino a quando non è diventato una estrema priorità.
È incredibile vedere come nelle aziende arrivino ordini e preventivi da elaborare da parte dei rivenditori con la dicitura “Urgente”.
Perché un preventivo di una finestra, di una zanzariera, di una porta, di un blindato dovrebbe essere urgente?
Attenzione, non la consegna di un dato prodotto, ma il semplice preventivo.
Ho visto nella mia carriera di direttore commerciale, in vari Showroom, preventivi urgenti trasformarsi in ordini dopo mesi. Naturalmente quegli ordini erano poi contrassegnati con la fatidica parola “Urgente”.
La cosa comica è che la parola Urgente non ha più la sua efficacia e non è raro leggere ordini con la dicitura scritta in grande: “molto urgete” o urgentissimo”.
Le motivazioni
La spiegazione a tutto questo non è assolutamente razionale. Non ci sono motivazioni oggettive a questo comportamento.
La spiegazione è più psicologica.
Prima di tutto ci sono due motivi che portano all’urgenza.
Il primo è dato dal modo in cui ci stiamo educando.
La società in cui viviamo ci sta abituando alla velocità e alla fretta. Abbiamo il problema del tutto e subito. Internet ci fa avere risposte nell’immediato. Lo stesso lo si può dire del confezionato nel settore alimentare. I cibi sono già pronti perché anche il pranzo è diventato urgente. Allo stesso modo si fa nei fast food perché aspettare il tempo del cuoco è eccessivo.
In questa ansia generale ci si mette anche Amazon che ormai consegna la mattina successiva all’ordine e in alcune città maggiormente attrezzate consegna il giorno stesso.
I tempi si stanno accelerando, pensate al fatto che oggi anche una mail è diventata lenta e se si scrive su una chat è anche perché si vuole dare all’interlocutore il senso d’urgenza. Si aspetta con ansia che le spunte di Whatsapp diventino celesti e appena questo succede non ci si spiega il motivo per il quale il ricevente non sia così celere nella risposta.
Il secondo motivo è dato dal fatto che sono poche le persone che sono in grado di pianificare.
Quindi tutte le cose vengono fatte all’ultimo momento perché non essendoci una pianificazione, un calendario, un’organizzazione tutte le attività da farsi invecchiano fino a quando non diventano urgenti perché un’evento esterno le ha fatte diventare urgenti.
Ad esempio:
– il cliente chiama per sapere a che punto sono le finestre;
– il commercialista chiede se è stata preparata la prima nota;
– il montatore domanda se sono presenti tutti materiali necessari per la posa.
Per rispondere a queste richieste cosa si fa?
Si invia l’ordine all’azienda con la scritta “superiperurgente”.
Si stressa e si chiedono straordinari alla segretaria.
Si corre in ferramenta a prendere il necessario mentre i montatori sono già sul cantiere per la posa dei serramenti.
Ti sei mai trovato in una di queste situazioni?
Spero di no, ma sappi che sono cose che succedono.
Il tempo per pianificare
Quando si entra in questo circolo vizioso diventa molto difficile gestire al meglio la propria rivendita o la propria azienda, perché il tempo viene tutto dedicato a gestire le urgenze.
Non si fa in tempo a risolvere una cosa che ne capita un’altra ed in genere la giornata scorre così tra un incendio da spegnere ed un altro.
Ti dico la verità, non è facile uscire da questa ruota del criceto, ci vuole uno sforzo cosciente e tanta disciplina, ma la cosa importante di tutte è iniziare con calma, senza strafare.
Se chiamate un consulente della gestione del tempo ti farà mettere in ordine tutte le attività, poi ti farà definire le priorità e poi ti farà mettere tutto in calendario, dopo di ché abbandonerai il metodo dopo un paio di giorni, se sei bravo dopo una settimana.
Per quale motivo?
Perché non stai risolvendo il problema, stai solamente mettendo in ordine le urgenze.
La giusta soluzione
Quindi il consiglio che ti posso dare è quello di ritagliarti ogni giorno almeno 15-20 minuti da dedicare alla progettazione dei tuoi processi aziendali, fallo con calma e serenità, senza preoccuparti di tutte le altre attività che stanno prendendo fuoco.
Il segreto sta proprio nella calma con la quale ti approcci a questa attività di progettazione. Infatti nella mente sei preso da tutti gli impegni che devi portare a termine, ti senti pressato da tutte le situazioni esterne che vengono continuamente a bussare alla tua porta: il preventivo da fare, il lavoro da consegnare, i montatori da inviare per la riparazione, il commercialista da chiamare.
Tutto questo ti assorbe tempo ed energie.
Non esiste nessun metodo immediato, l’unico modo è quello di sedersi per 15 minuti al giorno in un luogo privo di distrazioni con il cellulare nell’altra stanza e iniziare a progettare uno alla volta i processi aziendali.
Inizia dalle cose semplici.
Dove metto i moduli dei rilievi dopo che il montatore è andato a prendere le misure?
Dove metto i preventivi consegnati?
Dove scrivo la data in cui dovrò ordinare le finestre del cliente dopo che ha chiuso l’ordine?
Chi accoglie i clienti all’interno dello showroom?
Quali domande faccio al cliente che vuole per casa sua le porte interne?
Sembrano tante attività ma hai mesi o addirittura anni per dedicarti a questo tipo di attività di progettazione.
Il risultato sarà che i processi della tua azienda diventeranno sempre più fluidi, perderai meno tempo e soprattutto meno soldi in attività che non sono produttive.
Non perderai più misure o preventivi in giro per l’ufficio. I tuoi ordini saranno sempre puntuali. Le lamentele dei clienti diminuiranno sempre di più.
Il segreto per uscire dal tunnel è proprio una buona e sana pianificazione.
Il tuo tempo è importante
Ti do l’ultimo consiglio.
Potresti risparmiare anche il 25% o 30% del tuo tempo. Con il tempo guadagnato quello che non dovrai mai fare è riempirlo ulteriormente di altre attività senza dedicare del tempo a te stesso.
Quello che voglio dire è che con il mio consiglio la tua produttività rimarrà invariata, ma avrai un risparmio di tempo, che userai in questo ordine.
1) Inserire attività ad alto margine solo se la tua azienda ne ha veramente bisogno.
2) Usare il tempo per te stesso, per la tua famiglia, per i tuoi amici. Anche questo farà aumentare il tuo benessere e la tua produttività.
“E ricorda sempre che le porte del successo si aprono solo a chi ha il coraggio di bussare con determinazione.”
Michele
CHI È MICHELE DE GIUSEPPE
Presidente Assoroom, Consulente e Formatore Aziendale specializzato nel settore Porte e Finestre.
Massimo esperto nazionale di strategie e sistemi di vendita automatizzati per Showroom di porte e finestre.
Negli ultimi 20 anni ha ricoperto ruoli legati alla vendita, al commercio e alla strategia, tutti vissuti nel mondo dei serramenti e prodotti complementari.
Dopo aver studiato per cinque anni Ingegneria Gestionale presso il Politecnico di Bari ha iniziato la carriera come agente di commercio proponendo marchi come Flessya, Cristal, Romagnoli, Cstre, Korus, Alias ed altri ancora.
Successivamente ha aperto e diretto uno Show Room di porte e finestre e ha concluso la sua carriera nel settore, come direttore commerciale di un’azienda austriaca di Finestre in PVC.
Si è dedicato alla formazione degli imprenditori nei temi del Marketing, della Vendita e della Gestione Finanziaria.
In tutti questi anni non ha smesso di studiare e approfondire e non esiste un giorno della sua vita nel quale non continui ad approfondire e implementare nuove strategie per la crescita aziendale.
Si è formato con i maggiori esperti a livello mondiale come Jeffrey Gitomer, Jack Canfield, Harv Eker, Wayne Dyer, Robert Cialdini, Brian Tracy, la fondazione Dale Carnegie, Jay Abraham, Dan Kennedy, Al Ries e altri.
Autore del Libro “Dove sono finiti i miei soldi?”,
una guida rapida e immediata per comprendere quali sono i sintomi di un’azienda che ha difficoltà e come fare per generare profitti incrementali e quali sono le cure pratiche per guarire la propria impresa.
Ha scritto due manuali per l’imprenditore con consigli per vincere sulle affliggenti problematiche quotidiane della leadership, del management, della vendita, della gestione finanziaria e del marketing.
Ha progettato Metodo Impresa, una piattaforma video dedicata all’apprendimento strutturato e sequenziale per gli imprenditori.
La sua PASSIONE è condividere tutte le proprie conoscenze con gli imprenditori per far ottenere loro risultati tangibili.
La sua MISSIONE è vedere imprenditori che portano avanti la loro attività serenamente, nel benessere e nell’abbondanza in uno spirito di collaborazione reciproca.